PCのファイル管理にあるあるな4つの失敗。解決のキモはルール設定!?

見た目にきれいかどうかはさておき、自分なりのファイル管理の方法がきちんとできていないと、重要なデータがどこにあるのかわからなくなったり、紛失してしまったりと、トラブルの元になります。今回の記事では、PCのファイル管理にありがちな4つの失敗を紹介します。

資料を作成し、上司やクライアントに提出。何度かのチェックと修正を経て「よし、これで完成！」とデータ名の末尾に「最終」と記載したが……更に追い打ちをかけるリテイクの嵐。データ名は「最終2」「最終3」と延々続いていく——。

ファイル名に「最終」「最新」などの表記を入れると、どれが本当の最終版・最新版なのかがわからなくなってしまうことがあります。無限「最終」ループに陥りがちな人は、最初から最後まで「Ver.○○」というような数字のバージョンで管理することを心がけましょう。数字の大きいものが最新というルールを設定しておくことで、常に最新のファイルがどれか、迷うことがなくなります。

NGなファイル名の例
「営業企画書_最終版3」　→　最終って3だっけ？4だっけ？
「営業企画書_部長確認済2」　→　最終版は「部長確認済」だっけ？

プロジェクターにつないでのプレゼンなど、デスクトップがごちゃごちゃしていると気まずいビジネスシーンは少なくありません。そんなときのために、とりあえず「まとめ」という名の一時避難場所をつくって、データを放り込む。「時間があるときに整理しよう」なんて、そんなタイミングが訪れるわけもなく、フォルダ内は膨れ上がりすべてを飲み込むブラックホール状態——。

きちんとファイル管理をするためには「一時保存フォルダ」はつくらないのがベター。もし「一時保存フォルダ」をつくったとしても、月に一度など定期的にファイルを整理する機会を設けましょう。

ファイル名をつけるとき、日本語と英語どちらを使用していますか？「なんとなく…」でファイル名を命名していると、日本語と英語のファイル名がごちゃ混ぜになってしまうことが少なくありません。

フォルダ内で名前順に表示される際に一連のファイルがばらばらになってしまったり、ファイル検索をするときに日本語と英語どちらで命名したか忘れてしまったりと、さまざまな弊害があります。

ファイル名には命名規則を決めるようにしましょう。日本語と英語どちらを使用するか定めておくと、検索の際に困ることが少なくなります。プロジェクトごとにファイルを探すことが多い場合は、ファイル名の冒頭にプロジェクトの「番号」や「イニシャル」などの識別できる文字を入れておくと便利です。

命名規則の例
01（プロジェクト番号）_営業企画書_Ver.○○
01（プロジェクト番号）_salesplan_Ver.○○

PCを買い換えたときに、そのまま古いPCのデータを新しいPCに移行することが増えました。そのため、PCの奥底にはもうまったく開くことのない数年前のファイルが熟成されて眠ったままになっていることも——。クラウドのオンラインストレージを使用していると、なおさら不要なファイルが溜まっていきます。

整理に時間がかからないようにするためには、ファイル管理をしっかり行う必要があります。ファイルがきちんと階層化されたフォルダに整理されていれば、終了したプロジェクトのファイル場所もすぐわかります。また、同じ命名規則になっていれば、検索して、古いものを削除することもできます。日々のファイル管理をルールに則って行い、定期的に整理の時間を設けるとよいでしょう。使用しないファイルは捨てる勇気を持つことが肝心です。

ファイル管理ができていない＝仕事ができないとまではいかないまでも、ファイル管理ができていることで日々の業務が効率化し、ミスも起きにくくなるのは事実です。もし今回の4タイプにあてはまる場合、「ファイルの命名規則決める」「フォルダの階層のルールを決める」など、自分なりの管理の方法を定めてみるとよいでしょう。

TEXT：PreBell編集部
PHOTO：トーマン・オン・デマンド（アスタリスク）