タスク管理アプリでデキるビジネスマンに！ 日々の生活をコントロールするアプリ4選

今回ご紹介するアプリは4つ。タスクやToDo、スケジュール管理に外部サービスとの連携まで網羅したタイプ、シンプルだけど使い勝手に優れるタイプなど、それぞれのアプリに特徴があります。あれもこれもすべてのタスクを入力しておきたいなら多機能型を選んだ方が良いでしょう。ビジネスだけ、プライベートだけ、などと使い方を限定するならシンプルなタイプがオススメです。それでは早速見ていきましょう。

「ジョルテ」は、カレンダー＆システム手帳をスマートフォンでまとめて管理、というコンセプトのアプリです。最大の特徴はスケジュール画面の見やすさ。カラーやフォントを自由に変更可能で、自分好みの画面にカスタマイズできます。

Googleカレンダーや、Google ToDo リストとの連携も可能。アプリ起動時にデータを共有してくれるので、すでにタスク管理をどちらかでおこなっている人でも安心して使えます。また、アプリ版はアカウントを登録せずに使うこともできますが、「ジョルテクラウド」（無料）に 登録をすると、2台目のスマートフォンや、タブレットにインストールしたジョルテとのデータ共有も可能になります。クラウドサーバーにデータのバックアップをとっているので、スマホを紛失したとしても安心ですよ。

ToDoの管理は、「ToDo＆メモ」で行います。設定できる項目は、タスク名、重要度、開始時間と期限、タスクの具体的な内容。設定したタスクが完了したら、完了マークにチェックをいれるだけというシンプルな設計です。リマインダーの時間設定も可能なので、開始時間が決まっているタスクは、時間設定も行っておくと良いでしょう。

ジョルテは、アプリ市場データを計測しているApp Annieの「2016年 日本MAUランキングトップ10」において8位になるほど、愛用者の多いスケジュール管理アプリとなっています。その理由は、普通のカレンダーとしての利用はもちろん、カレンダーに表示することができる、タスクや予定を表したアイコンの追加（一部有料）や、日記の記録など、自分だけのアプリにカスタマイズすることも可能な点。それだけではなく、EvernoteやOffice 365、Facebookイベントとの連携、ジョルテが用意している占いカレンダーの追加などなど、使い切れないほどの多機能性も、多くの愛用者を生んでいる理由の１つ。さまざまな情報を一括で記録し、管理したい人にとっては良いパートナーとなってくれるでしょう。

「Remember The Milk」の提供開始は2005年から。ToDo、タスクの管理アプリとしては老舗中の老舗です。ビジネスライクなシンプルな画面。ユーザーインターフェイスも洗練されており、多機能ながらタスクを入力しやすいアプリに仕上がっています。ほかのユーザーとタスクリストの共有が可能で、仕事などのチーム単位でのタスク情報共有にも使えます。

Web用のサービスも提供していて、PCからのアクセスもカンタン。PC版とスマートフォンやタブレット版を連携することで、「Remember The Milk」はさらに強い味方になってくれるでしょう。例えば、入力したタスクのリマインダーはスマートフォンに送ることができるので、オフィスの席を離れて食事に行っていたとしてもスマホの中の「Remember The Milk」がつぎのタスクが迫ってきていることを教えてくれます。

タスクを入力するには、「受信箱」や「すべてのタスク」などをタップしてタスクリスト画面に移動。右下の「+」からタスクを追加することができます。設定できる項目は、タスク名、開始日時、期限、重要度はもちろん、タスクを登録するリスト、タスクを行う場所や、作業に必要な時間予測など、多くの項目を設定することができます。さらに、一度登録したタスクをタップすると、URLや依頼者などの項目を追加できますよ。有料プランにアップデートをするとサブタスクの設定も可能になります。

「Remember The Milk」は、ジョルテと同様の多機能系ですが、こちらはビジネス用途に強い作りになっています。タスクの初期登録時は日程や優先度、担当者などのアイコンをタップして必要な情報を設定していくのでカンタン。端的にタスクを記していく使い方もできます。また、アプリとiPhoneを連携することで、iPhoneやApple WatchのSiri（音声入力アシスタンス）を使った音声によるタスクの登録も可能になります。

「Google Keep」で登録できる情報は、タイトル付きのメモ、チェックボックスつきのメモ、画像、そして音声です。これは、純粋なToDo・タスクの管理アプリの枠には収まらず、よりユーザーのタスク管理を手助けしてくれるアプリ。Googleの音声認識機能を使って音声をテキストに変換したり、音データとテキストの両方を記録することもできるのです。ソフトウエアキーボードを使わずに文字を書きたいときにも使えます。

Google Keepの音声メモ機能は、移動中に思い立ったタスクをすかさず登録できるのが最大のメリット。外部マイクによる音声入力も可能です。つまり、クルマで移動しているときにもタスクを登録できます。歩きながらスマートフォンの画面を注視して文字入力するのは危険ですが、Google Keepなら大丈夫。スマートフォンを口元に近づけて、またはマイクを使って音声入力ができるからです。音声入力後は、メモ登録画面にもすぐ移行でき、登録のストレスがまったくありません。

場所限定のリマインダー機能も便利です。例えば、ショッピングモールで買いたいものと位置情報を登録しておくと、近所に行ったときに、そのタスクが表示されます（ただしGPSをつかうため、バッテリーの消費は早まります）。いつか行ってみたいカフェや観光地などの情報も登録しておくと良いでしょう。忘れていてもアプリが通知を出してくれます。時間によるリマインダーも指定時間のほか、午前、午後、夕方、夜といった大まかな指定も可能です。

GoogleChromeブラウザーを使えばPCからも利用でるので、ビジネス用途でもプライベート用途でも、一度使ってみると手放せなくなってしまうかもしれません。

Dreamscopeは、長期的視点でみた夢や、目標のために、短期的視点の今日やること、明日やること、今週やることのタスクが登録できるサービスです。例えば、夏までにダイエットしたい。来年は長期休暇を取って長旅がしたい。引退後に田舎暮らしがしたい。いろいろな夢や目標を登録して、実現するためのタスクを日々クリアしていくためのアプリです。

最初に、仕事やプライベートでの、自身の立ち位置（アプリ内ではアイデンティティーとよばれる）を自由に設定します。そしてアイデンティティーごとにゴールを設定します。例えば、旅人であれば、北海道（ほっかいどう）に行く、グランドキャニオンに立つ、などのゴールを設定。これらのゴールを達成するにはどうしたら良いのか。実現するためのタスクを設計して登録していきます。

分析機能を使うと、アイデンティティーごとの達成率がグラフで表示されます。またゴールタイムライン機能で、時系列順に複数のゴールを並べて見ることもできます。バランスよくすべてのタスクをクリアしていくもよし。最終ゴールまで達成してから次の目標を実現するためのタスクもこなすもよし。なりたい自分を目指しましょう。

これらのToDo・タスク管理アプリを使えば、日々の業務を高度に効率化できます。業務の効率化がすすめば、プライベートで、資格取得や苦手克服などのスキルアップができ、さらに業務を効率化できるというように良いサイクルを生み出すこともできるでしょう。まずは自分にあったアプリを見つけて、ToDo、タスクの管理を習慣づけてみてくださいね。

Photo By Thinkstock / Getty Images
TEXT：武者 亮太