TIPS 2017.04.13 【幹事必見! 】歓迎会スケジュール調整がスムーズにできる無料サービス5選

春といえば企業では、新入社員が入社したり異動や配置転換が行われますね。そう、歓送迎会のシーズンです。そんなとき社会人2~3年目の若手が困るのは、ずばり幹事を任されること。今までの部内の飲み会より大規模だったり、面識があまりない人とスケジュール調整しなければならないのが、何よりも大変です。

しかし歓送迎会の幹事は、コミュニケーション力や調整力など、ふだんの仕事の力量が試される場ともいわれています。完璧に大規模な歓送迎会を仕切れば、社内の評判もグッとあがるかも!? そんな若手幹事には、アプリやネットを使った便利なスケジュール調整サービスをおすすめ。Prebell編集部が実際に使って「これはいい! 」と思った5つのサービスを厳選してご紹介します!

紹介サービス一覧

スケジュール調整からお店の予約までフルカバーできる「調整丸」

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調整丸のここがイイ!

  • スケジュール調整と同時に、候補のお店リストも作れる
公式サイト 調整丸
利用デバイス PC、スマホともに可能
タイプ ブラウザー利用
会場となる飲食店の候補リストについて好みもきける!会場となる飲食店の候補リストについて好みもきける!

参加者の管理を含め、イベントの幹事を頼まれたときに、頼れる存在なのが「調整丸」です。調整丸のポイントは、候補店のリストが作れるところ。ぐるなびの情報をピックアップして会場となる飲食店の候補リストを作成すると、最寄り駅からの距離(徒歩での所用時間)も表示されます。スケジュール入力のページが共有されているユーザーは、候補リストのお店の料理が美味しいか、どのコースを選びたいか、といったコメントを残すことも可能。ちょっとした掲示板的な役割も果たしてくれます。

設定した日程情報は、共有するためのURLが発行されるので、会社の人にはメールでURLを共有すれば大丈夫。SNSでのシェアも可能なので、友人たちにはSNSでシェアをするという方法もありますね。これなら連絡もれも防ぐことができるでしょう。

参加メンバーの位置情報から、集まりやすいお店を絞り込める「SYUUGO」

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SYUUGOのここがイイ!

  • 参加メンバーの位置情報を利用して、集まりやすい場所を示してくれる
公式サイト SYUUGO
利用デバイス PC、スマホともに可能
タイプ ブラウザー利用、iPhoneアプリ

「SYUUGO」は集合しやすい場所もシェアできるスケジュール調整サービスです。幹事がイベント名と候補日程を入力後、スケジュール入力ページのURLをメールやSNSで参加メンバーへシェアをします。URLをシェアされた参加メンバーは、日程候補と一緒に、各自で集まりやすい場所も入力できることがSYUUGOの特徴。

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各自が入力した場所の情報は地図画面の上にマーキングされていくので、視覚的に集合しやすい地域を見つけることが可能です。それぞれの中間地点の居酒屋や、イベントスペースを選べば良いので、友人たちとの集まりなどにも便利ですね。

返事が遅い人にプレッシャーを! そんな時に効くのが「時限調整」

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時限調整のここがイイ!

  • 参加者が予定を入力するまでの制限時間を設けることができ、スピーディーなスケジュール調整が可能
公式サイト 時限調整
利用デバイス PC、スマホともに可能
タイプ ブラウザー利用

みんなで集まれる日時を決めたい。だからスケジュール調整サービスを使っているというのに、何度URLを送っても入力してくれない人がいる。この幹事あるあるを(強引に)解決してくれるのが「時限調整」です。

すごい。何がすごいって、スケジュール入力を締め切る機能がついているのです。36時間以内に回答ヨロシクと、制限時間を設けることで参加者全員の意識を高められます。

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また「○月○日から二週間」といった調整期間の設定項目もあり、「来月、集まれる日に集まろうよ」といった、アバウトな日程調整も時限調整を使えば、36時間以内に開催日程を決めることが可能です。

設定画面はシンプル(時間帯も三枠からしか選べません)ですが、それだけに予定登録がしやすいんですね。「入力画面が難しそうでわからなかった」とは言わせませんよ!

使い慣れている人が多い「調整さん」

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調整さんのここがイイ!

  • 出欠表のダウンロードが可能なので、開催日の出欠管理も手軽に。
公式サイト 調整さん
利用デバイス PC、スマホともに可能
タイプ ブラウザー利用

スケジュール調整サービスの中では老舗ともいえる存在が「調整さん」です。リリースされたのはなんと2006年! もう10年以上続いているサービスで知っている人も多いのでは?

現在アプリ版は公開されていませんが、候補日をカレンダーから指定できる、複数の端末でイベントページを編集できるなど、過去のバージョンと比べてブラウザーから利用しやすくなりました。候補日の設定がしやすい、見やすいというのは、幹事にとって大事なポイントです。寄せ書き機能があるし、出欠表をダウンロードできるので、多くの人数があつまるイベントの出欠管理にも向いています。

打ち合わせ、懇親会、バーベキューなど、目的に応じたカラーの画面設定が可能。会員登録をすると複数のイベントの管理もしやすくなりますよ。

急な二次会の予約もカンタンに行える「スマート幹事くん」

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スマート幹事くんのここがイイ!

  • 候補日、エリア、人数などを入力すると席に余裕のあるお店からメッセージがもらえる
公式サイト スマート幹事くん
利用デバイス PC、スマホともに可能
タイプ ブラウザー利用、iPhoneアプリ、Androidアプリ

あらかじめ歓迎会などのイベント開催日時やエリア、予算が決まっているときにベストなのが「スマート幹事くん」です。候補日、希望エリア、人数や予算といった情報を入力すると、そのタイミングで席に余裕のあるお店からブラウザーのサービスページ内か、アプリを利用していれば、アプリ内の「メッセージ管理」にメッセージが届きます。

連絡をくれたお店のリスト例連絡をくれたお店のリスト例

入力した情報を見て「メッセージ管理」にメッセージをくれるのは、HOT PEPPERグルメに登録されているお店。メニューやコース料金、オプションなどの情報が見やすくまとまっていますし、お店の位置情報もわかりやすい。急きょ開催することになった飲み会でも、お店の情報を的確に連絡することができます。

なお「スマート幹事くん」の、最も有効な使い方は二次会の調整。一次会の場で、次も参加する人を募り、「スマート幹事くん」に入力すると、近くの空席があるお店からアプローチがきますよ。

たくさんあるように見えるスケジュール調整サービスですが、得意とする機能、特徴は異なります。使いやすいサービスをみつけて、歓迎会という一大行事をしっかりと乗り切ってくださいね。

TEXT:武者 亮太

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