2024.06.16 ToDoリストとは？メリットや作り方、おすすめの無料アプリも紹介！

そんな多忙なあなたにぜひおすすめしたいのが「ToDoリスト」です。

ToDoリストは、タスクを整理して優先順位をつけることで、時間を効率的に管理し、目標を達成するためのツールです。

本記事では、ToDoリストの概要から、そのメリット、そして効果的なToDoリストの作り方について解説します。

さらに、おすすめの無料ToDoリストアプリも紹介するので、ぜひ参考にしてくださいね。

ToDoリストは、行うべき事項を一か所にまとめ、リスト形式で記載するチェックリストの一種です。

複数のタスクを抱えている方、時間を効率的に使用したい方、目標を達成したい方にとって便利なツールです。

しかし、ToDoリストに事項をリストアップするだけでは、それが必ずしも効果的なリストになるわけではありません。

期限を適切に追跡できないと、タスクの優先順位が不明確になり、効率が低下します。

そのため、達成したものには目印をつけ、完了したタスクを視覚的に確認することが必要です。

ToDoリストを使うことで得られるメリットは、次の3つです。

ToDoリストにタスクを書き出すことで、どのタスクが重要で緊急なのかが一目でわかるようになります。

そうすることで、優先順位を付けやすくなり、効率的に作業を進めることができます。

期限を設定したり、完了したタスクにチェックを入れたりすることで、スケジュールの進捗状況を一覧で確認できます。

また、リストに書き出しておけば、タスクを忘れる心配もありません。

大きな目標を小さなタスクに分解してリスト化することで、目標に向かって着実に進めることができます。

タスクを1つずつこなしていく達成感が、さらなる目標達成へのモチベーションにつながります。

ToDoリストの作成方法は、次の手順で行います。

1.やるべき作業内容を書き出す

まずは、頭の中にあるやるべきことを全て書き出します。

仕事やプライベートに関係なく、思いついたことをリストアップしていきましょう。

この段階では何も省かずに書き出すことが大切です。

2.大きな目標は小分けにする

大きな目標やプロジェクトは、管理しやすいように小さなタスクに分割します。

たとえば、「論文を書き上げる」という大きな目標は、「研究テーマを決める」、「資料を集める」、「アウトラインを作成する」、「初稿を書く」など、小さな段階に分割できます。

大きな目標を細かくブレークダウンすることで、達成への道筋がはっきりします。

3.優先順位をつける

最も重要なタスクから順に「A」、「B」、「C」などとマークを付けましょう。

緊急度や重要度、期限などを考慮して優先順位を決めるのがベストです。

優先順位が明確になれば、作業の効率が上がります。

4.期限を設定する

期限を設定することで、タスクを先延ばしせずに、計画的に取り組むことができます。

また、時間管理にも役立ちます。

期限設定の際は、現実的な目標を立てることが肝心です。

ToDoリストを作るうえでの注意点として、以下の3つが挙げられます。

ToDoリストは、あくまでもやるべきことを書き出すものであり、思いついたタスクをすべてリスト化するものではありません。

リストが肥大化すれば、かえって作業の効率が落ちてしまいます。

ToDoリストを作るときには、楽なタスクから済ませていくのではなく、緊急度や重要度で分け、生産性の高いタスクを優先しましょう。

重要でないタスクから片付けていくと、本来優先すべきタスクが後回しになってしまう恐れがあるからです。

ToDoリストは週に1度は内容を見直す必要があります。

新しいタスクが出てきたり、タスクの緊急度や重要度が変わったりするかもしれないからです。

期限の設定も適宜確認し、修正を加えていきましょう。

本記事でおすすめするToDoリストアプリは、次の4つです。

todoistは、かんばん方式でタスクの進捗が一目でわかるクロスプラットフォームのタスク管理ツールです。

無料プランでも一定数のプロジェクト管理が可能で、Google製品との連携も強化されています。

プロやビジネスプランでさらに高度な機能が使えます。

Google ToDo リストは、Googleが提供する無料のタスク管理ツールです。

Gmail、カレンダー、チャットなどのGoogle製品と連携が密接なのが特徴で、端末を選ばずに利用できます。

ウィジェット機能で常にToDoリストを確認可能です。

Trelloもかんばん方式のプロジェクト管理ツールで、タスクをカード化して進行状況を視覚的に管理できます。

クラウド型なのでチーム間の情報共有が容易で、有料プランではさらに機能が強化されます。

外部ツールとの連携も豊富です。

最後にExcelです。

実は、ExcelでもToDoリストを作成することができます。

関数や条件付き書式を利用すれば、期限日の7日前を経過したら色を変えたり、タスクを完了すると行ごと色を変えたりすることが可能です。

本記事では、ToDoリストの概要から、作り方、おすすめのアプリまで幅広く解説しました。

ToDoリストは、複数のタスクを抱えている人にとって便利なツールです。

ToDoリストを作成することで、タスクの優先順位が明確になり、スケジュールの進捗管理や忘れ防止にも役立ちます。

紹介した4つの無料アプリから自分に合うものを選び、ToDoリストを作成して効率的にタスクを管理し、目標達成を目指しましょう。

TEXT：PreBell編集部
PHOTO：iStock