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2020.05.11 テレワークの必需品!Web会議ツールの種類と特徴について解説。オンライン飲み会にも使える!

テレワークやリモートワークを始める場合、すぐにでも必要になってくるのがオンラインでミーティングができる、Web会議システムです。

Web会議(ビデオ会議)というのは、パソコンやディスプレイモニターを使って、遠隔で会議や打ち合わせを行うシステムのことです。ソフトウエアを利用してサーバー経由で相手とつながります。最近では仕事だけでなく、自宅から参加できる飲み会用ツールとしても使う人が増えています。
ツールにはどんなものがあり何を選ぶべきか、検討したいという方のためにWeb会議ツールの種類と特徴についてまとめてみました。
オンライン飲み会に気軽に利用できる無料ツールから、ビジネス用の有料プランまであります。目的や人数に合わせて、選んでいきましょう。

POINT

  • Web会議ツールには、無料からビジネス用有料プランまである
  • 会議の参加人数、機能、セキュリティ、参加者の負担などを考慮してツールを選択しよう
  • 自宅でも無理なく参加できる便利ツールを活用しよう
Web会議ツールのポイント

Web会議ツールの種類と特徴

Web会議ツールの種類と特徴

Web会議ツールにはどんなものがあるのでしょうか。ここでは代表的なツールをいくつか紹介します。

Zoom(ズーム)

Zoomは、アメリカに本社があるZoomビデオコミュニケーションズの提供する、Web上の会議サービスです。

テレワークやオンライン授業などの必要性が高まってから、便利なZoomの利用者が急増していますが、セキュリティが弱いとも言われています。

Zoomの使い方は幅広く、会議や研修、授業などの場面だけではなく、コミュニケーションツールとしても使われています。
基本的な機能として、チャット機能、ローカル上での録音や・録画、画面共有、ホワイトボード機能、100人までのミーティング開催などがあります。

利用プランは4つあり基本プランは無料ですが、後は有料プランになります。参加人数によりプランが異なり、最大1000人までミーティングに参加できます。

無料プランには、3人以上の利用は40分までという利用時間制限があります。

Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)

Web会議ツールとして有名なSkypeをビジネス用に特化させたオンライン会議ソリューションとして、提供されているツールがMicrosoft Teamsです。

Skype for Businessが2021年にサービス終了するため、Microsoft Teamsへの移行が推奨されています。

無料のSkypeは従業員が20人くらいまでの中小企業に適しており、それ以上の企業では有料のMicrosoft Teamsが適しています。

Google ハングアウト(グーグル ハングアウト)

Google ハングアウトは、Googleが提供するビデオ通話や少人数でのweb会議ツールです。

少人数向けであるのが特徴で、ビデオ通話の利用人数は最大で10人までになります。

パソコン用としてはGoogle Chromeの拡張機能として提供されており、モバイル用としてはAndroid、iOSのアプリとして提供されています。 

パソコン用ならばGoogleアカウントを持っていれば、すぐに利用できるのがメリットです。 

ただし一般向けGoogle ハングアウトのサービスは、2020年5月以降に分轄して新サービスになる予定があります。新しいサービスは「Google Meet」です。個人でも法人向けと同等の機能が使えます。

Skype(スカイプ)

Skype(スカイプ)は、マイクロソフト社が提供しているインターネットサービスです。多機能なダウンロード版と、ダウンロードやサインアップなしですぐに会議を始めることができるブラウザ版があります。

ビデオ通話ツールやオンラインミーティングのツールとして有名なため、既にSkypeを使用している人も多いです。そのためWeb会議ツールとして使い始めるまでのハードルが低い、というメリットがあります。

最大50人が集まれるグループビデオ通話を、無料で利用することができますが、少人数会議に適しています。画面共有機能でスライドやビデオを見せることもできるため、仕事で使う際にも便利です。

Whereby(ウェアバイ)

Whereby(旧 appear.in)は、ノルウェーのVideo Communication Services ASから提供されています。 

Wherebyの一番の特長は、ブラウザ完結型であることです。ルームURLをメールやチャットで送信して、相手がブラウザで開けばすぐ映像と音声がつながります。

誰でもワンクリックで、すぐに手軽に始めることができます。そのため相手がオンラインに詳しくなくても、問題なく始められるのがメリットです。

中規模までのオンライン会議や面接、オンラインレッスン、カウンセリングなどに適しています。

4名までなら、無料プランで時間無制限の利用ができます。有料プランでは参加できる人数が増え、最大50名まで参加できます。

Web会議ツールの種類と特徴

Web会議ツールの導入方法

Web会議は、ソフトウエアを利用してサーバー経由で相手とつながります。Web会議ツールの導入は比較的容易ですが、使用するツールによって導入方法が異なります。

また同じツールであっても、デバイスにより導入方法が異なるケース、プランにより異なるケース、複数の導入方法から選べるケースなどがあります。

一番簡単に導入できるのは、無料のブラウザ完結型ツールです。

例えばWherebyの場合には、ブラウザWebサイトで名前とメールアドレスを登録すると、アカウントを開設できます。送られてきたログインコードで、ログインすれば利用を開始できます。

スマートフォンやタブレットでは、アプリをダウンロードするツールもあります。アプリをダウンロードしてからアカウントを開設、送られてきたログインコードでログインして利用開始します。

Web会議ツールの導入方法

Web会議前の準備

使用するツールを決めたら、Web会議を行う準備をします。準備としては使用するWeb会議ツールに必要な環境設定を調べて、すべての参加者が使える環境にあるかを確認します。

Web会議に必要な環境と機材

Web会議に必要な環境と機材は下記の5つです。

  • パソコンもしくはタブレット、スマートフォンなど
  • インターネットに接続できる環境
  • カメラ
  • マイク(マイクスピーカー)
  • ヘッドセット、ヘッドホン、スピーカーなど

近年のノートパソコンやタブレットの多くには、Webカメラ、マイク、スピーカーが付属しているため、それを使用することもできます。デスクトップパソコンの場合には、新しくカメラやマイクの購入が必要な場合があります。

どの程度の機材を準備すべきかは、使用目的によっても変わります。付属のカメラで問題なく使用できる場合もありますが、解像度が高い大きめの専用カメラを使えば、表情や資料などの細部も映すことができます。

使用目的によっては、付属のカメラがあっても専用カメラを用意したほうがいい場合もあります。

Web会議に必要な環境

Web会議ツールの使い方

Web会議ツールの基本的な使い方をご説明します。どのWeb会議ツールでも最低限以下の機能は揃っています。

基本的な使い方例

定期的に行う予定がある定例会議の場合には、事前に主催者がグループ(会話を行うバーチャル空間・部屋)を作成しておくと便利です。会議を始める時間になったら、会議のグループを選んで呼び出しを行い、相手が許可や参加のボタンをクリックすれば通信がスタートします。

あるいは、不定期の打ち合わせなどで、誰かを会議に招待したい場合には招待機能を使います。招待された相手は、ゲストとして会議に参加することが可能です。一般的なWeb会議ツールでは、ゲストはツールへの登録が必要なく、手軽に参加できます。「招待」したい相手に、専用のリンクを送ることで招待することができます。

Web会議ツールの使い方

画面を共有する機能では、自分の使用しているPCなどの画面共有・資料共有を行うことができます。多くのWeb会議ツールでは、2つのディスプレイが描かれているアイコンのボタンをクリックすることで、自端末の画面を相手に共有することができます。画面共有したつもりが、できていないこともあるため必ず相手が同じ画面を見ることができているか確認するとよいでしょう。

周囲に家族がいるなど、聞かれたくない音声がある場合には、ミュート(消音)を設定することもできます。発言する前にミュートを解除するなど、こまめに切り替えも可能です。

Web会議では映像や音声だけではなく、グループチャットも活用すると、さらに便利になります。会議と同時にチャットを行うこともできるため、事情によりチャットのみに参加するということも可能になります。

使用するツールやプランによっては、同時に参加できる人数に制限がある場合や、時間制限がある場合がありますので、注意してください。

Web会議ツールの便利機能

Web会議ツールの便利機能

Web会議は自宅から参加することも多いですが、その時に困るのが背景です。自宅の雑然とした様子や家族が映ってしまわないようにできる、便利な機能やツールがありますので活用しましょう。

バーチャル背景、ぼかし、フィルター

Skypeアプリでは、話している人に注目できるように、背景をぼかす機能が追加されています。

Zoomでは、背景に「バーチャル背景」を使うこともできます。世界中の各企業や映画、アーティストなどが、バーチャル背景として使える画像を提供しているため、自分の好きな背景をWeb会議の背景として設定することもできます。ビジネスシーンだけでなくオンライン飲み会においても、過去の有名なテレビ番組の背景を設定したり、人気のアニメーション動画を背景に写したりすることで話題作りにもなるため、参加者のコミュニケーションが円滑になるでしょう。

さらにWeb会議のためだけにメイクするのが面倒だという女性のためには、「Snap Camera」 というツールがあります。「Snap Camera」 を起動して「Makeup Cool」フィルターを選んでから、Web会議ツールを立ち上げます。

すると顔色が明るくなりコントラストがついて、まるでメイクをしたかのような顔に見えるのです。使い方も簡単なので、忙しい時にも便利です。

まとめ

Web会議ツールにはそれぞれ特徴があり、参加人数・開催時間・必要な機能や予算によって、適したものが決まります。

そしてもう一つWeb会議ツールに大切な要素に、セキュリティがあります。特にビジネス会議で使う場合には、セキュリティが重要な検討項目になります。

しかし同じビジネスでもセミナーなどで使う場合には、相手の負担が少ないツールにすべき時もあります。会議内容や参加者のことも考慮しながら、最適なツールを見つけてください。

TEXT:PreBell編集部
PHOTO:写真AC / Pixabay / Christina @ wocintechchat.com on Unsplash / Unsplash / Tirza van Dijk

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